Kodeks postępowania Dostawców

Kodeks postępowania IGEPA POLSKA dla partnerów biznesowych

Styczeń 2024

Wprowadzenie

Igepa Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie („IGEPA POLSKA”) dokłada wszelkich starań, aby zarządzać i rozwijać swoją działalność w sposób odpowiedzialny i zrównoważony w obrębie całego łańcucha dostaw. W swoich działaniach zakupowych IGEPA POLSKA zwraca uwagę na aspekty społeczne i ekologiczne, takie jak, prawa człowieka, warunki pracy, zapobieganie korupcji, ochrona środowiska, a także na kryteria ekonomiczne i techniczne związane z tymi procesami zakupowymi. IGEPA POLSKA zobowiązuje się do ekologicznie i społecznie odpowiedzialnego zarządzania biznesem. Tego samego oczekujemy od naszych partnerów biznesowych. Dlatego innowacyjność i zasady zrównoważonego rozwoju - oprócz kosztów, jakości i rzetelności - są kluczowymi kryteriami dla IGEPA POLSKA przy wyborze i ocenie Dostawców.

Niniejszy "Kodeks postępowania Dostawców" (dalej zwany „Kodeksem”) określa wymagania dla wszystkich Dostawców IGEPA POLSKA. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad i wymogów tego Kodeksu oraz do zachęcania swoich Dostawców i/lub podwykonawców do przestrzegania norm i przepisów określonych w Kodeksie.

Oprócz obowiązujących przepisów prawa i stosownych regulacji, niniejszy Kodeks zawiera minimalne standardy dla naszych Dostawców i stanowi integralną część wszystkich umów pomiędzy Dostawcami a IGEPA POLSKA. W przypadku jakichkolwiek różnic między wymogami określonymi w przepisach prawa i stosownych regulacjach a niniejszym Kodeksem lub między własnym kodeksem postępowania Dostawcy a niniejszym Kodeksem, Dostawca powinien przestrzegać bardziej rygorystycznych postanowień.

Niniejszy Kodeks stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 kodeksu cywilnego oraz integralną część umów zawieranych przez IGEPA POLSKA z Dostawcami. Oprócz niniejszego Kodeksu, do zamówień mogą mieć zastosowanie dodatkowe regulacje lub warunki umów. Kodeks opiera się na przepisach i regulacjach obowiązujących w Polsce, a także na międzynarodowych konwencjach, takich jak, Powszechna Deklaracja Praw Człowieka ONZ, Wytyczne dotyczące praw dzieci i postępowania w biznesie, Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, Międzynarodowe Standardy Pracy Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz United Nations Global Compact.

Na podstawie Kodeksu, IGEPA POLSKA stanowiąca część grupy kapitałowej IGEPA, zmierza do realizowania należytej staranności w swoim łańcuchu dostaw. W związku z tym, IGEPA POLSKA może realizować w stosunku do Dostawców uprawnienia opisane w obowiązującej na terenie Niemiec ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz; LkSG).

Definicje

"Dostawca" to osoba fizyczna lub prawna, która dostarcza towary i/lub usługi na rzecz IGEPA POLSKA lub dostarcza towary i/lub usługi w imieniu IGEPA POLSKA. Termin „reprezentant IGEPA POLSKA” obejmuje wszystkich prawnych oraz ujętych w umowach reprezentantów IGEPA POLSKA.

Zgodność z prawem oraz należyta staranność

Dostawca zobowiązuje się do prowadzenia działalności zgodnie z przepisami prawa. Jest to podstawowa zasada odpowiedzialnego ekonomicznie postępowania. Dostawca przestrzega obowiązujących wymogów i zobowiązań prawnych.

W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:

• Przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów mających zastosowanie w odniesieniu do danego stosunku umownego.
• Wykazania, poprzez odpowiednie systemy zarządzania, polityki i wytyczne, skuteczne zarządzanie ryzykiem, szkolenie i alokację odpowiednich zasobów, że jest zobowiązany do przestrzegania i przestrzega zasad niniejszego Kodeksu lub swoich własnych, równoważnych kodeksów postępowania, a także wszystkich innych obowiązujących przepisów prawa i regulacji. Podjęte środki powinny być adekwatne do zakresu i charakteru działalności biznesowej Dostawcy.
• Współpracy i zapewnienia IGEPA POLSKA wsparcia w zakresie, w jakim IGEPA POLSKA zamierza wdrażać środki należytej staranności przewidziane w LkSG, nawet jeżeli IGEPA POLSKA nie jest zobowiązana do ich obligatoryjnego stosowania jako podmiot podlegający prawodawstwu Rzeczpospolitej Polskiej.
• Zapewnienia swoim pracownikom i partnerom biznesowym, a także innym interesariuszom, dostępu do mechanizmów składania skarg w celu poufnego i/lub anonimowego zgłaszania informacji dotyczących potencjalnego niewłaściwego postępowania w związku z wymogami niniejszego Kodeksu. Dostawca musi również dysponować procedurami umożliwiającymi rozpatrzenie tych skarg i zaradzenie potwierdzonym przypadkom.
• Wykazania, w razie wątpliwości, że spełnia odpowiednie standardy niniejszego Kodeksu.

Odpowiedzialność i uczciwość biznesowa

W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:

• Zabezpieczania przed wystąpieniem konfliktu interesów podczas podejmowania decyzji biznesowych. Dostawca nie może tolerować korupcji w jakiejkolwiek formie, oferować, przyjmować ani organizować łapówek lub korzyści niepieniężnych w celu doprowadzenia do zawarcia kontraktu lub osiągnięcia innych profitów w relacjach handlowych.
• Unikania nieodpowiednich rozmów biznesowych, które mogłyby w niewłaściwy sposób wpłynąć na wynik decyzji biznesowych.
• Niepokrywania kosztów podróży lub zakwaterowania przedstawicieli IGEPA POLSKA. Prezenty są dozwolone wyłącznie w rozsądnych, niewielkich kwotach. Stosowny i adekwatny catering w związku z wydarzeniami biznesowymi jest dozwolony.
• Unikania konfliktów interesów Dostawcy i jego pracowników, przy jednoczesnym uwzględnieniu uzasadnionego interesu biznesowego. Takie potencjalne konflikty interesów należy zgłaszać do IGEPA POLSKA.
• Nieuczestniczenia w procederze prania pieniędzy ani finansowania działalności terrorystycznej lub przestępczej oraz przestrzegania obowiązujących programów sankcyjnych. Wymaga to zachowania należytej staranności przy wyborze partnera biznesowego.
• Działania uczciwego i zgodnego ze wszystkimi obowiązującymi przepisami antymonopolowymi i dotyczącymi ochrony konkurencji, nie zgadzając się, na przykład, na porozumienia dotyczące cen, ilości lub udziału w rynku lub podział klientów, ani nie dzieląc się wrażliwymi informacjami dotyczącymi konkurencji.
• Przestrzegania odpowiednich regulacji o ochronie danych i przepisów powiązanych.
• Ochrony powierzonych, poufnych i wrażliwych informacji z zachowaniem należytej staranności oraz zapewnienia bezpiecznego elektronicznego przetwarzania danych - wszelkie zagrożenia związane z IT muszą być identyfikowane i usuwane, a kontrole muszą być przeprowadzane regularnie.
• Przestrzegania wszystkich obowiązujących zasad i przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów, a także wymogów jakości i należytej staranności w odniesieniu do wszystkich dostarczanych towarów, takich jak urządzenia, produkty, chemikalia i usługi, w tym wymogów ustalonych przez IGEPA POLSKA.

Zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy

W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:

• Przestrzegania wszystkich wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących Dostawcę na mocy prawa oraz zapewniania bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy dla pracowników oraz dla osób odwiedzających organizację. Wszystkie miejsca zakwaterowania zapewniane przez Dostawcę muszą być bezpieczne, wygodne i zgodne z zasadami higieny.
• Wyznaczania osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo i higienę pracy w organizacji.
• Podejmowania niezbędnych kroków - w tym odpowiedniego monitorowania, procedur, inspekcji pracy, planów awaryjnych i zapewnienia sprzętu bezpieczeństwa - w celu zapobiegania zagrożeniom i wypadkom w miejscu pracy.
• Monitorowania i rejestrowania wydajności i zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), a także zgłaszania i badania wszystkich incydentów związanych z BHP.
• Zapewnienia, aby personel przeszedł odpowiednie szkolenie BHP, dokładania wszelkich starań w celu podnoszenia świadomości bezpieczeństwa i higieny pracy wśród swoich pracowników i podwykonawców oraz zapewnienia kultury bezpieczeństwa poprzez przejrzystą komunikację.

Prawa człowieka i prawa pracownicze

W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:

• Respektowania międzynarodowych regulacji dotyczących praw człowieka i dokładania należytej staranności w odniesieniu do praw człowieka, eliminowania negatywnego wpływu na te prawa i zaradzania jego skutkom w stosownych przypadkach.
• Zapewniania równych szans wszystkim pracownikom i niedyskryminowania nikogo ze względu na pochodzenie etniczne, płeć, niepełnosprawność, orientację seksualną, przekonania religijne lub polityczne ani inne podobne cechy. Dotyczy to zarówno interakcji wewnątrz firmy, jak i z partnerami biznesowymi. IGEPA POLSKA oczekuje, że Dostawca będzie promował zasady równych szans i zapobiegał dyskryminacji w przypadku rekrutacji, awansów, szkoleń lub innych działań edukacyjnych. W szczególności, określenie dyskryminacji odnosi się do otrzymywania różnej wysokości wynagrodzenia za taką samą pracę.
• Nietolerowania przemocy fizycznej, psychicznej, słownej ani seksualnego molestowania oraz nadużyć wobec pracowników.
• Przestrzegania zakazu pracy dzieci, w szczególności zakazu zatrudniania dzieci poniżej wieku, w którym kończy się obowiązek szkolny zgodnie z prawem obowiązującym w miejscu zatrudnienia, ponadto niezatrudniania pracowników poniżej 15 roku życia (zgodnie z Konwencją Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 138 dotyczącą pracy dzieci).
• Upewniania się, że zatrudnienie młodych ludzi powyżej minimalnego wieku, ale poniżej 18 roku życia, nie zagraża ich edukacji, zdrowiu, bezpieczeństwu lub moralności.
• Przestrzegania zakazu zatrudniania osób do pracy przymusowej, wszelkich form niewolnictwa, praktyk podobnych do niewolnictwa, zniewolenia lub ucisku w miejscu pracy, w tym zatrzymywania paszportów lub innych dokumentów pracownikom.
• Przestrzegania etycznych zasad rekrutacji i dopilnowania, aby każda agencja rekrutacyjna działająca w imieniu Dostawcy postępowała tak samo. Pracownicy muszą otrzymać pisemnie umowy o pracę i nie mogą być pobierane żadne opłaty rekrutacyjne.
• Szanowania prawa pracowników do zrzeszania się, tworzenia i wstępowania (lub nie wstępowania) do związków zawodowych oraz prowadzenia negocjacji zbiorowych.
• Płacenia pracownikom co najmniej ustawowej płacy minimalnej i uznawania ich prawa do odpowiedniego wynagrodzenia. Nadgodziny muszą być wynagradzane według stawki dodatkowej lub zgodnie z przepisami krajowymi. Wynagrodzenie i nadgodziny muszą być wypłacane regularnie i bezpośrednio pracownikom.
• Ustalania rozsądnych godzin pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i układami zbiorowymi. Praca w godzinach nadliczbowych musi być dobrowolna, chyba że układy zbiorowe lub podobne umowy dopuszczają wyjątki.
• Zapewnienia wszystkim pracownikom co najmniej 24 kolejnych godzin odpoczynku w każdym siedmiodniowym okresie, chyba że przepisy krajowe wiążące poszczególnych Dostawców przewidują korzystniejsze warunki w tym zakresie.
• Umożliwienia pracownikom swobodnego przychodzenia i opuszczania miejsca pracy oraz wszelkich miejsc zakwaterowania zapewnionych przez Dostawcę.
• Przestrzegania zakazu bezprawnej eksmisji i zakazu bezprawnej konfiskaty gruntów, lasów i zbiorników wodnych podczas nabywania, zagospodarowania lub innego użytkowania gruntów, lasów i zbiorników wodnych, których użytkowanie zapewnia środki do życia określonym osobom.
  Przestrzegania zakazu zatrudniania prywatnych lub publicznych firm ochroniarskich, jeśli z powodu braku kontroli nad tą firmą, lub braku odpowiednich regulacji: nie przestrzegają one zakazu tortur, doszło w wyniku ich działań do uszkodzenia ciała lub utraty życia lub gdy ograniczają one swobodę zrzeszania lub stowarzyszania.

Ochrona środowiska

W szczególności Dostawca zobowiązany jest do:

• Przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dostawca zapewnia, że wszystkie pozwolenia środowiskowe zostały uzyskane i są aktualne oraz wszelkie wymogi w tym zakresie są przestrzegane przez jego firmę.
• Efektywnego wykorzystywania zasobów i zapewnienia odpowiedniego monitoringu działalności w celu zminimalizowania negatywnego wpływu na środowisko. W zależności od branży, regularne monitorowanie działalności musi być przeprowadzane w odniesieniu do emisji szkodliwych substancji, zużycia energii, wody i surowców, powstających ścieków i zanieczyszczeń, a także przechowywania i postępowania z chemikaliami, materiałami niebezpiecznymi i odpadami.
• Aktywnego monitorowania emisji gazów cieplarnianych powstałych w wyniku działalności Dostawcy, przestrzegania wszelkich obowiązków sprawozdawczych związanych z emisją, dążenia do ograniczania tej emisji.
• Dążenia do promowania i doskonalenia gospodarki o obiegu zamkniętym w swoich modelach biznesowych, projektowaniu produktów i działaniach operacyjnych.
• Identyfikowania wpływu swojej działalności na bioróżnorodność i w razie potrzeby podejmowania działania w celu jej ochrony.
• Proaktywnego zapobiegania incydentom szkodzącym środowisku i zapewniania możliwości podjęcia odpowiednich działań zapobiegawczych i naprawczych w celu odpowiedniego reagowania na takie incydenty.
• Systematycznego monitorowania i przekazywania zainteresowanym stronom, w tym IGEPA POLSKA, informacji o przestępstwach przeciw ochronie środowiska i skargach z tym związanych, jeśli może to mieć wpływ na te strony.
• Dostarczania - w odpowiednim zakresie - danych dotyczących efektywności środowiskowej jako podstawy do ocen oddziaływania na środowisko, ocen cyklu życia produktów i/lub deklaracji i etykiet produktów, na żądanie IGEPA POLSKA.

Audyt i zabezpieczenia umowy

Dostawca umożliwi IGEPA POLSKA lub organowi trzeciemu upoważnionemu przez IGEPA POLSKA weryfikację i ocenę zgodności z wymogami niniejszego Kodeksu w drodze dialogu, ujawnienia informacji lub, jeśli IGEPA POLSKA uzna to za konieczne, bezpośredniej wizyty kontrolnej. Taka weryfikacja będzie uwzględniać interes Dostawcy do prowadzenia możliwie niezakłóconej działalności i będzie zgodna z prawnymi i umownymi zobowiązaniami Dostawcy.

Jeżeli IGEPA POLSKA ustali, że Dostawca nie przestrzega niniejszego Kodeksu, IGEPA POLSKA wskaże, które kwestie należy naprawić lub poprawić. Następnie Dostawca niezwłocznie podejmie działania naprawcze i przedstawi odpowiednie dowody na dokonanie odpowiednich działań naprawczych i/lub ulepszeń. IGEPA POLSKA zastrzega sobie prawo do anulowania niezrealizowanych zamówień (odstąpienia od umowy) – za oświadczeniem złożonym w terminie 2 miesięcy od zidentyfikowania naruszenia, zawieszenia przyszłych zamówień i/lub zakończenia relacji biznesowych z Dostawcą, jeżeli IGEPA POLSKA zidentyfikuje naruszenie niniejszego Kodeksu lub Dostawca odmówi lub nie będzie w stanie podjąć działań naprawczych wymaganych przez IGEPA POLSKA. Powyższe ma zastosowanie niezależnie od wszelkich umów pomiędzy IGEPA POLSKA a Dostawcą, których integralną część stanowi niniejszy Kodeks, w zakresie zwyczajnych i nadzwyczajnych zasad rozwiązywania umów i nie będzie generować jakichkolwiek roszczeń Dostawcy przeciwko IGEPA POLSKA.